Bài học từ chuyển đổi số thất bại trong xây dựng: Tại sao 70% doanh nghiệp đang “đốt tiền” vô ích?

Tác giả: Admin NexContech – Chuyên gia Quản lý Dự án & Tư vấn Chuyển đổi số (10+ năm kinh nghiệm tại Việt Nam & Nhật Bản)

Mở đầu: Cú sốc thực tế sau “cơn say” công nghệ

Tôi vẫn nhớ như in một buổi chiều mưa tầm tã tại một dự án ở ngoại thành Hà Nội cách đây vài năm. Khi đó, tôi vừa trở về từ Nhật Bản, mang theo đầy ắp kỳ vọng áp dụng quy trình quản lý chặt chẽ của người Nhật vào công trường Việt Nam. Chủ đầu tư lúc bấy giờ rất hào hứng, họ chi hàng tỷ đồng để mua một hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) và phần mềm quản lý dự án (PM) đình đám của nước ngoài.

Ban lãnh đạo vẽ ra một viễn cảnh trong mơ: Mọi dữ liệu được cập nhật real-time (thời gian thực), không còn cảnh ký tá giấy tờ chất đống, và chi phí sẽ được kiểm soát đến từng xu.

Nhưng chỉ 6 tháng sau, thực tế tạt vào chúng tôi một gáo nước lạnh buốt giá:

• Kỹ sư hiện trường vẫn “trung thành” với Zalo và Excel để báo cáo vì phần mềm quá rắc rối, load quá chậm khi ra công trường sóng yếu.
• Phòng Kế toán và Phòng Vật tư cãi nhau nảy lửa vì số liệu trên phần mềm không khớp với hóa đơn thực tế, cuối cùng họ quay lại nhập liệu thủ công.
• Hệ thống phần mềm đắt đỏ trở thành “thành phố ma” – có hàng trăm tài khoản user nhưng không ai đăng nhập quá 1 lần/tuần.

Câu chuyện này nghe có quen không? Nếu bạn thấy bóng dáng doanh nghiệp mình trong đó, thì tin buồn là bạn không cô đơn. Theo báo cáo nổi tiếng của McKinsey (2021), có đến 70% doanh nghiệp thất bại trong các nỗ lực chuyển đổi số. Con số này trong ngành xây dựng – một ngành đặc thù với sự phân mảnh cao – thậm chí còn tồi tệ hơn.

Với hơn 10 năm lăn lộn từ các công trường đầy bụi bặm ở Việt Nam đến những dự án siêu kỷ luật tại Nhật Bản, tôi hiểu rằng công nghệ chưa bao giờ là “cây đũa thần”. Bài viết này sẽ không nói về lý thuyết sáo rỗng. Chúng ta sẽ cùng mổ xẻ tận gốc rễ những bài học từ chuyển đổi số thất bại trong xây dựng, để bạn không phải đi vào “vết xe đổ” trị giá hàng tỷ đồng đó.

1. Tại sao ngành Xây dựng lại là “Vùng trũng” của chuyển đổi số?

Trước khi trách móc nhân viên hay đổ lỗi cho phần mềm, chúng ta cần nhìn thẳng vào sự thật: Xây dựng (Construction) là một trong những ngành khó số hóa nhất thế giới, chỉ đứng trên nông nghiệp và săn bắn. Tại sao việc áp dụng Chuyển Đổi Số Trong Ngành Xây Dựng lại gian nan đến thế?

1.1. Sự đứt gãy giữa “Máy lạnh” và “Bê tông”

Khác với ngành sản xuất (Manufacturing) – nơi mọi thứ diễn ra cố định trong nhà máy với quy trình lặp lại, ngành xây dựng là một thực thể “di động” và hỗn loạn.

• Văn phòng (Office): Nơi các sếp ngồi máy lạnh, dùng Wifi tốc độ cao, nhìn vào các biểu đồ đẹp đẽ.
• Công trường (Site): Nơi kỹ sư dầm mưa dãi nắng, tay dính bùn đất, mạng 4G chập chờn và áp lực tiến độ đè nặng từng giờ.

Sự đứt gãy (disconnect) giữa hai môi trường này là “pain point” (nỗi đau) lớn nhất. Một phần mềm chạy mượt mà trên máy tính văn phòng có thể trở thành “cục gạch” vô dụng khi ra công trường.

1.2. Văn hóa “Cai thầu” và sự phân mảnh nhân sự

Tại Việt Nam, cấu trúc nhân sự ngành xây dựng cực kỳ phức tạp. Một dự án có Tổng thầu, thầu phụ, tổ đội nhân công, tư vấn giám sát, chủ đầu tư… Trình độ công nghệ của các bên không đồng đều.

Bạn không thể ép một bác tổ trưởng tổ cốp-pha 50 tuổi, quen làm việc bằng kinh nghiệm và sổ tay, phải sử dụng một App phức tạp để check-in hay báo cáo khối lượng hàng ngày nếu không có phương pháp tiếp cận đúng đắn. Rào cản con người ở đây lớn hơn rào cản công nghệ gấp trăm lần.

1.3. Áp lực dòng tiền ngắn hạn

Biên lợi nhuận ngành xây dựng ngày càng mỏng (thường chỉ 5-8% với thi công). Các doanh nghiệp SME thường ưu tiên dòng tiền “nóng” để xoay vòng vật tư, nhân công hơn là đầu tư dài hạn cho công nghệ. Khi bỏ tiền ra mà 3 tháng chưa thấy lãi, tâm lý “cắt lỗ” dự án chuyển đổi số sẽ xuất hiện ngay lập tức.

2. Giải phẫu thất bại: 3 “Tử huyệt” khiến doanh nghiệp đốt tiền

Nghiên cứu của RMIT và KPMG Việt Nam (2020) đã chỉ ra 5 nguyên nhân thất bại chính, trong đó nhấn mạnh sự thiếu hụt năng lực lãnh đạo đổi mới. Từ thực tế tư vấn, tôi đúc kết lại 3 sai lầm “chết người” sau:

Sai lầm #1: Tư duy “Khoán trắng cho IT” (The IT Trap)

Vấn đề:
Nhiều CEO xây dựng mắc kẹt trong tư duy: “Tôi không rành công nghệ, tôi thuê Giám đốc IT hoặc mua phần mềm xịn về, việc còn lại là của bộ phận kỹ thuật”.

Tại sao thất bại?
IT hiểu về code, về server, về bảo mật. Nhưng họ không hiểu quy trình đổ bê tông, không biết nỗi khổ của việc nghiệm thu thép lúc 12 giờ trưa, và không hiểu tại sao vật tư về đêm lại khó kiểm soát.
Khi phần mềm được xây dựng hoặc triển khai mà thiếu tiếng nói của người làm chuyên môn (Kỹ sư hiện trường, QS, Cán bộ vật tư), nó sẽ trở thành một sản phẩm “trên trời”. Ngôn ngữ của IT và ngôn ngữ của Kỹ sư xây dựng là hai thế giới khác nhau.

Bài học: Chuyển đổi số là bài toán Chiến lược kinh doanh, không phải bài toán Kỹ thuật. Sếp tổng phải là người cầm lái, IT chỉ là người thợ máy.

Sai lầm #2: Số hóa quy trình “rác” (Digitizing Waste)

Vấn đề:
Bill Gates từng có một câu nói kinh điển: “Áp dụng công nghệ vào một quy trình hiệu quả sẽ phóng đại sự hiệu quả. Áp dụng công nghệ vào một quy trình kém cỏi sẽ phóng đại sự kém cỏi.”

Tôi từng gặp một doanh nghiệp bê nguyên quy trình giấy tờ rườm rà lên phần mềm. Ví dụ: Quy trình phê duyệt vật tư trên giấy cần 5 chữ ký (Kỹ thuật -> Chỉ huy trưởng -> QS -> Giám đốc dự án -> Giám đốc công ty). Khi lên App, họ cũng bắt buộc quy trình phải đi qua đúng 5 người đó click “Approve”.

Hệ quả:

• Quy trình không nhanh hơn mà còn chậm đi vì sếp… quên mật khẩu, hoặc chưa cài App, hoặc lười vào duyệt.
• Thay vì tinh gọn bộ máy, doanh nghiệp tạo ra thêm các “nút thắt cổ chai” kỹ thuật số (Digital Bottlenecks).

Sai lầm #3: Bỏ quên trải nghiệm người dùng cuối (Ignoring the Site UX)

Vấn đề:
Phần mềm thường được lựa chọn bởi các sếp ngồi văn phòng, dựa trên các dashboard báo cáo đẹp mắt. Nhưng người nhập liệu chính (Input) lại là anh em kỹ sư công trường.

Thực tế phũ phàng:
Tại công trường, kỹ sư thường phải thao tác bằng một tay (tay kia cầm bản vẽ hoặc thước), màn hình điện thoại lóa dưới nắng, ngón tay to và đôi khi dính bẩn. Nếu phần mềm có giao diện chi chít chữ nhỏ, nút bấm bé xíu, thao tác quá nhiều bước, họ sẽ nản lòng.

Khi người dùng cuối từ chối nhập liệu hoặc nhập liệu đối phó, dữ liệu đầu vào sẽ sai lệch (Garbage In). Và tất nhiên, các báo cáo hoành tráng trên bàn Giám đốc sẽ trở thành vô nghĩa (Garbage Out).

3. Chiến lược “Hồi sinh”: Làm thế nào để sửa sai?

Nếu doanh nghiệp của bạn đang loay hoay, đừng vội đập đi xây lại tất cả. Hãy bình tĩnh tái cấu trúc theo lộ trình sau:

Bước 1: Lãnh đạo phải làm gương (Lead by Example)

Trong các dự án thành công mà tôi tham gia, Tổng Giám đốc luôn là người sử dụng phần mềm tích cực nhất. Khi nhân viên thấy sếp soi số liệu trực tiếp trên hệ thống trong cuộc họp giao ban, họ sẽ tự hiểu: “À, sếp đang dùng thật, mình không thể báo cáo láo được nữa”. Sự cam kết của lãnh đạo là liều thuốc duy nhất cho căn bệnh “trên bảo dưới không nghe”.

Bước 2: Tối ưu quy trình trước (Lean before Digital)

Trước khi mua bất kỳ công cụ nào, hãy ngồi lại vẽ ra quy trình vận hành (SOP) hiện tại và đặt câu hỏi:

• Bước này có thực sự cần thiết không?
• Có thể bỏ bớt chữ ký phê duyệt nào không?
• Dữ liệu này có thể lấy tự động từ đâu không?

Hãy tinh gọn quy trình giấy tờ trước, sau đó mới dùng công nghệ để tự động hóa nó.

Bước 3: Chiến lược “Vết dầu loang” (Start Small, Win Big)

Đừng tham vọng thay đổi toàn bộ công ty trong một đêm. Hãy chọn một Dự án thí điểm (Pilot Project).

• Tiêu chí chọn: Dự án có quy mô vừa phải, Ban chỉ huy trẻ, tư duy cởi mở, hạ tầng mạng tương đối tốt.
• Thực thi: Dồn toàn lực hỗ trợ dự án đó áp dụng công nghệ triệt để.
• Lan tỏa: Khi dự án thí điểm có kết quả (ví dụ: giảm 20% hao hụt vật tư, giảm 50% thời gian làm báo cáo), hãy dùng nó làm “Case study” nội bộ để thuyết phục các đội khác. “Hãy nhìn đội A xem, họ về sớm hơn, nhậu ít hơn mà công việc vẫn trôi”. Đó là cách thuyết phục tốt nhất.

Bước 4: Xây dựng Môi trường dữ liệu chung (CDE)

Bài toán lớn nhất của xây dựng là dữ liệu rời rạc. Kế toán dùng phần mềm Misa, Kỹ thuật dùng Project/Excel, Vật tư dùng phần mềm kho riêng.

Giải pháp là xây dựng CDE (Common Data Environment) – Môi trường dữ liệu chung. Đây là cốt lõi của việc áp dụng BIM và chuyển đổi số. Đảm bảo dữ liệu chỉ cần nhập một lần (Single Source of Truth). Ví dụ: Khi kỹ sư yêu cầu vật tư trên App, dữ liệu đó tự động chuyển về phòng Thu mua và Kế toán, không cần ai phải nhập lại vào Excel nữa.

Để hiểu sâu hơn về cách BIM đóng vai trò trung tâm trong CDE, bạn có thể tham khảo bài viết: Chuyển đổi số ngành xây dựng với BIM.

4. Case Study: Bài học thực chiến từ thị trường

Điển hình thành công: Ecoba Việt Nam

Ecoba là một cái tên được nhắc đến nhiều trên truyền thông như một hình mẫu về chuyển đổi số thành công. Bí quyết của họ không nằm ở việc mua phần mềm đắt nhất thế giới, mà nằm ở sự tự chủ công nghệ và văn hóa dữ liệu.

Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào bên thứ 3, Ecoba xây dựng đội ngũ nội bộ mạnh để phát triển và tùy biến hệ thống ERP phù hợp với “hơi thở” của công trường mình. Họ kiên trì đào tạo và xây dựng văn hóa “nói chuyện bằng dữ liệu”. Mọi quyết định đều dựa trên dashboard, không dựa trên cảm tính. Điều này giúp họ quản lý được những dự án quy mô lớn với độ phức tạp cao.

Điển hình thất bại: Công ty X (SME tại Hà Nội)

Tôi từng tư vấn “chữa cháy” cho một công ty xây dựng (xin giấu tên) sau khi họ đầu tư gần 2 tỷ đồng cho hệ thống BIM và ERP nhưng thất bại.

Nguyên nhân: Họ mua phần mềm vì “thấy đối thủ mua”, nhưng không có nhân sự vận hành. Họ thuê đơn vị bên ngoài dựng mô hình 3D rất đẹp để… trình chiếu cho Chủ đầu tư xem lúc đấu thầu. Sau khi trúng thầu, mô hình 3D bị vứt xó, anh em kỹ thuật quay lại làm việc trên bản vẽ 2D CAD và Excel. Sự thiếu kết nối giữa mô hình BIM và thực tế thi công khiến khoản đầu tư 2 tỷ trở thành “đồ trang trí”.

5. Chính sách và Tương lai: Không chuyển đổi là “Chết”

Nếu bạn vẫn chần chừ, hãy nhìn vào Quyết định 258/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Lộ trình áp dụng BIM (Mô hình thông tin công trình) đã bắt buộc đối với các dự án đầu tư công cấp I từ năm 2023. Sắp tới, đây sẽ là tiêu chuẩn bắt buộc để cạnh tranh trong cả khối tư nhân.

Chuyển đổi số không còn là lựa chọn “có thì tốt”, mà là vấn đề sống còn. Những doanh nghiệp chậm chân sẽ dần bị đào thải bởi chi phí vận hành cao và năng lực quản lý yếu kém.

6. Kết luận: Công nghệ là công cụ, Con người là chìa khóa

Bài học lớn nhất từ những thất bại trong chuyển đổi số xây dựng chính là: Đừng bắt đầu bằng công nghệ, hãy bắt đầu bằng nỗi đau (Pain point) và con người.

Phần mềm xịn đến mấy cũng chỉ là công cụ. Tư duy quản trị, quy trình tinh gọn và sự đồng lòng của tập thể mới là chìa khóa mở ra cánh cửa thành công. Đừng để doanh nghiệp của bạn trở thành một con số trong thống kê 70% thất bại của McKinsey.

Lời khuyên cuối cùng của tôi: Hãy bắt đầu nhỏ, nghĩ lớn, và hành động ngay hôm nay. Chuẩn hóa lại cái file Excel báo cáo ngày mai, đó cũng là bước đầu của chuyển đổi số rồi.

Q&A: Câu hỏi thường gặp về Chuyển đổi số ngành Xây dựng

1. Doanh nghiệp nhỏ (doanh thu <100 tỷ) có nên chuyển đổi số không?

• Trả lời: Có, nhưng đừng mua ERP đắt tiền vội. Hãy bắt đầu bằng các công cụ SaaS (phần mềm thuê bao) chi phí thấp để quản lý công việc (như Base, Trello), chấm công online, và lưu trữ bản vẽ trên Cloud. Tạo thói quen số hóa quan trọng hơn là mua công cụ xịn.

2. Làm sao để thuyết phục các “cây đa cây đề” (nhân sự lớn tuổi) dùng phần mềm?

• Trả lời: Đừng ép buộc bằng mệnh lệnh hành chính. Hãy dùng lợi ích để “dụ” họ. Ví dụ: “Chú dùng cái này chỉ cần bấm 2 cái là xong báo cáo, không phải ngồi viết tay nắn nót mỗi tối nữa, về sớm ăn cơm với vợ”. Giao diện cho họ phải cực kỳ đơn giản (tương tự như dùng Zalo).

3. Chi phí chuyển đổi số bao nhiêu là hợp lý?

• Trả lời: Thông thường, mức đầu tư khoảng 0.5% – 1% doanh thu hàng năm là chấp nhận được. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng “Chi phí ẩn” (đào tạo, thay đổi quy trình, sụt giảm năng suất thời gian đầu) thường lớn hơn chi phí mua license phần mềm.

4. Nên mua phần mềm đóng gói hay tự xây dựng (In-house)?

• Trả lời: Với 95% doanh nghiệp SME, hãy dùng phần mềm đóng gói (SaaS) để tiết kiệm và tận dụng quy trình chuẩn của họ. Chỉ các tập đoàn lớn (Top 10 ngành) với quy trình quá đặc thù và tiềm lực tài chính mạnh mới nên nghĩ đến việc nuôi đội Dev để tự xây dựng.

NexContech.vn là cổng thông tin chuyên về Contech (Construction Technology), cập nhật liên tục xu hướng và giải pháp công nghệ mới nhất cho ngành xây dựng tại Việt Nam, bao gồm DX, AI, Robotics và các nền tảng SaaS chuyên dụng.